Ładowanie…
Art. 4 AI Act nie narzuca formatu dokumentacji ani nie wymaga zgłoszenia do organu, więc forma rejestru zależy od organizacji. Ponieważ jednak przepis mówi o poziomie kompetencji, a nie o odbyciu szkolenia, najmocniejszy dowód pokazuje wynik: zakres programu, punkt wyjścia każdej osoby, przebieg i stan aktualny, z datami. Lista obecności potwierdza uczestnictwo w spotkaniu, ale nie odpowiada na pytanie, które zadaje przepis.
Spisz, gdzie w firmie faktycznie używa się narzędzi AI — łącznie z tymi, które pracownicy wykupili z własnych kart i z funkcjami AI wbudowanymi w narzędzia, których nie kojarzycie jako „AI” (edytory kodu, CRM, pakiety biurowe). Rejestr obejmujący tylko oficjalnie zatwierdzone narzędzia opisuje politykę, a nie stan faktyczny, i przy kontroli rozjedzie się z rzeczywistością.
Do każdego zastosowania przypisz, kto jest podmiotem stosującym, kto obsługuje system na co dzień i na kogo system oddziałuje. To ostatnie jest kluczowe dla oceny adekwatności: narzędzie wspierające selekcję kandydatów oddziałuje na osoby spoza firmy, a generator opisów produktów nie. Ten podział wyznacza później zróżnicowanie zakresu szkolenia.
Zapisz, czego konkretnie uczy program dla danej grupy: jakie dane nie mogą trafić do modelu, jak rozpoznać odpowiedź zmyśloną, kiedy wymagana jest weryfikacja przez człowieka, jakie są granice zastosowania narzędzia. Zakres musi być spisany przed szkoleniem, bo to on jest później punktem odniesienia przy ocenie, czy poziom kompetencji jest odpowiedni do kontekstu użycia.
Diagnoza początkowa z datą jest najbardziej niedocenianym elementem rejestru. Bez niej możesz udokumentować tylko, że ktoś przeszedł program, ale nie, że cokolwiek to zmieniło. Punkt wyjścia zamienia dokumentację z listy zdarzeń w dowód skuteczności — i jest wygodny również wewnętrznie, bo pokazuje, które zespoły faktycznie potrzebują pogłębienia.
Dla każdej osoby notuj: datę rozpoczęcia, ukończone elementy programu, wynik zadań praktycznych i aktualny poziom, wraz z datą ostatniej aktualizacji. Jeśli używacie narzędzia, które ocenia pracę praktyczną, wynik z niego jest mocniejszym dowodem niż zaświadczenie o uczestnictwie, bo odnosi się do umiejętności, a nie do faktu bycia na sali.
Wpisz do rejestru datę następnego przeglądu i osobę odpowiedzialną. Kompetencje dezaktualizują się razem z narzędziami — program opisujący narzędzie w wersji sprzed dwóch lat trudno obronić jako odpowiedni do bieżącego kontekstu użycia. Ustal też, jak długo przechowujecie zapisy i kto ma do nich dostęp, bo rejestr zawiera dane pracowników.
Art. 4 wymaga zapewnienia odpowiedniego poziomu kompetencji w zakresie AI, z uwzględnieniem wiedzy technicznej, doświadczenia, wykształcenia i przeszkolenia osób, kontekstu użycia systemów oraz tego, na kogo te systemy oddziałują. Nie wymaga natomiast konkretnego formatu rejestru, certyfikatu zewnętrznego, określonej liczby godzin ani zgłoszenia do organu. To dobra i zła wiadomość naraz: masz swobodę formy, ale nie masz gotowej listy do odhaczenia.
Szkolenie „AI w pracy” — 12.03.2026, prowadzący: firma zewnętrzna, lista obecności w załączniku, 24 podpisy.
Program AI literacy: 5 lekcji + 3 zadania praktyczne, zakres spisany 02.03.2026 (co nie może trafić do modelu, weryfikacja odpowiedzi, granice zastosowania). Anna K. — diagnoza wstępna 41/100 (04.03.2026), ukończone 5/5 lekcji, zaliczone 3/3 zadania, poziom końcowy 78/100 (19.03.2026). Następny przegląd: 03/2027, odpowiedzialny: kierownik działu. [dalej: wiersz per osoba]
Dlaczego: Pierwszy dokument potwierdza, że ludzie byli na spotkaniu. Drugi odpowiada na pytanie, które faktycznie zadaje art. 4 — czy te osoby mają odpowiedni poziom kompetencji — i pokazuje to liczbą przed i po, z datami, osobno dla każdej osoby oraz z terminem następnej weryfikacji.
Art. 4 mówi o personelu oraz innych osobach zajmujących się obsługą i wykorzystywaniem systemów AI na rzecz podmiotu. W praktyce oznacza to, że rejestr nie powinien kończyć się na etatach: współpracownicy B2B i podwykonawcy używający Waszych narzędzi AI w Waszych procesach mieszczą się w zakresie. Jednocześnie nie ma potrzeby obejmować nim osób, które z systemami AI nie mają styczności — kryterium jest faktyczna obsługa, a nie miejsce w strukturze.
Kurs „AI w firmie: pierwsze kroki” stanowi program AI literacy, a misje z oceną praktyczną dostarczają wyniku per osoba. Panel zespołu generuje plik CSV z listą osób, datą dołączenia, wynikiem diagnozy początkowej, liczbą ukończonych lekcji programu, liczbą zaliczonych misji, aktualnym poziomem i numerami certyfikatów. Mianownik liczony jest z lekcji tego programu, a nie z całego katalogu platformy — właśnie dlatego, że pierwszy z wymienionych wyżej błędów wywraca sens całego dokumentu. Szczegóły znajdziesz na stronie dla firm.
Ten materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Rejestr dokumentuje działania szkoleniowe; ocena, czy zakres tych działań spełnia obowiązek w konkretnym przypadku, wymaga analizy prawnej uwzględniającej Wasz kontekst użycia. Podstawą jest rozporządzenie (UE) 2024/1689.
Nie. Rozporządzenie nie narzuca formatu dokumentacji ani nie wymaga zgłoszenia do organu. Wymaga zapewnienia odpowiedniego poziomu kompetencji — forma dowodu zależy od organizacji, ale powinna odnosić się do poziomu, a nie wyłącznie do faktu odbycia szkolenia.
Potwierdza uczestnictwo, ale nie poziom kompetencji, o którym mówi przepis. Mocniejszy dowód pokazuje punkt wyjścia, przebieg i stan aktualny każdej osoby, z datami — czyli odpowiada na pytanie, czy dana osoba potrafi bezpiecznie obsługiwać system, którego używa.
Rozporządzenie nie wskazuje okresu dla dokumentacji z art. 4. W praktyce warto zachować zapisy co najmniej tak długo, jak trwa użycie danego systemu przez daną osobę, i uwzględnić własne zasady retencji danych pracowniczych oraz wymogi RODO dotyczące minimalizacji.
Jeżeli obsługują lub wykorzystują systemy AI na rzecz Waszego podmiotu, mieszczą się w zakresie art. 4, który mówi o personelu i innych osobach zajmujących się obsługą tych systemów. Kryterium jest faktyczna praca z systemem, a nie forma zatrudnienia.
Trudno to obronić, bo kompetencje dezaktualizują się razem z narzędziami, a kryterium adekwatności odnosi się do bieżącego kontekstu użycia. Warto wpisać do rejestru termin przeglądu i aktualizować program, gdy zmienia się zestaw używanych narzędzi lub zakres zastosowań.
Nie jest wymagany przepisem — art. 4 nie żąda certyfikatu ani egzaminu zewnętrznego. Certyfikat bywa wygodnym nośnikiem dowodu, zwłaszcza gdy potwierdza wynik zadania praktycznego, ale sam w sobie nie jest ani warunkiem, ani gwarancją spełnienia obowiązku.
Jak oceniamy prompty — metodologia · Autor: zespół AI Saver Quest wersja dla zespołów